Pentru a-ti optimiza timpul cat mai mult, trebuie sa inveti sa te organizezi bine. Zilele tale nu ar trebui sa fie decise dimineata cand ajungi la birou. Cunoasterea dinainte a ceea ce te asteapta va permite sa evitati cat mai mult posibil sa va ocupati de neasteptat. Luati-va timpul necesar pentru a va configura programul.
Iata 6 sfaturi pentru a te organiza.
1/ Planificati activitatile
Este posibil sa nu va puteti pastra in memorie toate intalnirile si alte activitati. A planifica totul intr-un jurnal va poate face viata mult mai usoara. Este chiar un punct esential care iti va reduce stresul. Lasati cat mai putin spatiu posibil pentru neasteptat pentru a va controla pe deplin zilele. Nu prezice doar ziua care urmeaza. Planificati diferitele momente ale saptamanii sau chiar ale lunii pentru a mentine o viziune pe termen lung a ceea ce va asteapta. Optand pentru o astfel de durata, veti pastra posibilitatea de a va modifica sau ajusta programul dupa cum doriti. De asemenea, profitati de ocazie pentru a include timpul liber si timpul pentru a face fata neasteptatelor. Oportunitatea perfecta de a va combina diferitele activitati si toate fara nicio presiune!
2/ Planificati ajustari
Planificarea zilelor in avans va ofera o posibilitate pe care nu ati avea-o daca nu ati fi facut-o: sa va puteti ajusta programul in mod eficient. Organizati o revizuire saptamanala a ceea ce ati facut pentru a verifica progresul proiectelor dvs. sau buna performanta a programelor dvs. Apoi puteti planifica modificarile necesare. Un alt beneficiu va este oferit datorita acestei organizatii: finalizarea programului pentru saptamana urmatoare inainte de weekend va permite sa profitati din plin de zilele libere. Pentru a-ti optimiza cat mai mult programul, intreaba-te care sunt motivele care te-au determinat sa-ti schimbi programul pentru a compensa pe viitor acest tip de situatie. Planifica!
3/ Stabiliti prioritati
Trebuie sa accepti ca nu vei reusi neaparat sa faci totul in timpul zilei. Pentru a ramane cat mai eficient posibil, stabileste prioritati. Cand iti faci jurnalul, aminteste-ti intotdeauna sa faci acest pas in prealabil pentru a nu le uita. Nu ezita sa faci mult mai vizibil ceea ce ramane o prioritate in planificarea ta. In caz contrar, te vei trezi ca trebuie sa te confrunti cu asta in ultimul moment, totul insotit de o adrenalina si o scadere a calitatii muncii tale. Acordati intotdeauna putin mai mult timp pentru finalizarea acestor sarcini pentru a compensa orice fel de eveniment neprevazut.
4/ Aranjati locurile disponibile
Pentru a ramane organizat pe tot parcursul zilei, trebuie sa te gandesti la fiecare detaliu. La ce te poti astepta mai mult? Pentru a nu fi deranjat in fiecare minut, planificati sa stabiliti intervale de timp libere. Comunicati-le tuturor angajatilor dvs. pentru a nu va deranja in afara perioadelor prevazute in acest scop. Pune-le in momente strategice. Amintiti-va ca concentrarea dvs. nu poate ramane optima toata ziua. Gasiti momentele in care eficienta iti scade semnificativ pentru a plasa intervalele de timp in care poti fi deranjat. Pentru a primi o comanda chiar si in aceasta perioada, nu ezitati sa configurati un sistem pentru a rezerva o programare in avans. Acest lucru va va permite sa va acordati mai mult timp pregatirii pentru intalnire. Organizeaza-te in toate circumstantele!
5/ Nu organiza prea multe intalniri
Organizarea de intalniri ramane necesara pentru buna functionare a afacerii dumneavoastra. Cu toate acestea, nu ar trebui sa va asteptati la prea multe. Se pot transforma rapid in meetingita si reprezinta o pierdere de timp. Organizarea poate deveni mai dificila daca numarul de intalniri este prea mare. Se poate simti si o scadere a motivatiei participantilor. Planificati o adunare doar atunci cand situatia o cere si astfel incat sa puteti pregati totul. Inainte de a configura orice, intrebati-va daca mesajul pe care doriti sa-l transmiteti poate fi realizat folosind un simplu e-mail sau o nota. Daca este suficient, nu pierde timpul cu o intalnire fara rost. Intrebati-va de fiecare data despre utilitatea acestuia.
6/ Evitati sa vorbiti prea mult
Indiferent de situatia in care te afli, atunci cand ai de-a face cu interlocutorii, nu pierde timpul zabovind inutil in discutie. Risti sa iesi din program si sa nu respecti timpul alocat in acest moment. Ramaneti doar la elementele de baza. Nu monopolizati nici timpul de vorbire. In acest fel, vei arata respect fata de persoanele prezente si le vei acorda mai mult timp sa se exprime si sa-si impartaseasca parerea. Cautati intotdeauna cea mai rapida modalitate de a va transmite mesajul si de a obtine parerile altora. Agenda ta nu se va mai schimba din cauza discursurilor nesfarsite. Deveniti un maestru in asta!
In viata unui antreprenor, una dintre cheile succesului ramane in organizatie. Pastrarea controlului total asupra timpului va permite sa nu fiti surprins de neasteptate si sa nu lasati loc stresului. Planifica-ti cu atentie toate activitatile viitoare. Profitati de ocazie pentru a incerca sa va armonizati cat mai bine viata profesionala si cea privata. Adaugati activitati personale in programul dvs. pentru a va construi zilele si pentru a va oferi timp. Acest lucru va va permite sa va mentineti eficienta. Pe calendarele tale!